鈥楬et was spannend of we iedereen het juiste salaris konden overmaken in januari鈥�
Voor het Payroll Administration Team van HRM, verantwoordelijk voor het uitbetalen van het salaris van alle 果冻传媒-medewerkers, kon de cyberaanval niet slechter getimed zijn. Januari is een bijzondere maand met extra werk voor de salarisuitbetalingen. Als juist dan alle systemen uit de lucht gaan, levert dat een flinke uitdaging op.
Waarschijnlijk heeft niemand gemerkt dat het uitbetalen van de juiste salarissen voor medewerkers in januari niet vanzelfsprekend was. 鈥淢aar de timing had bijna niet slechter gekund鈥�, blikt Evi Versteegen, teamlead van het Payroll Administration Team (PAT) van HRM terug op de cyberaanval op onze universiteit.
鈥淚n januari moeten we twee salarisruns draaien, omdat we ook de afsluiting van het vorige boekjaar hebben. Daarnaast veranderen er standaard diverse salariscomponenten in een nieuw jaar: het pensioengevend jaarinkomen wordt opnieuw vastgesteld en er zijn nieuwe belastingpremies en - tabellen. Dit jaar kwam daar een cao-verhoging bij om door te voeren. Al die wijzigingen moeten we controleren in het salarissysteem鈥�, legt Versteegen uit.
In AFAS, het externe systeem waarin 果冻传媒鈥檚 salarisadministratie draait, muteert en controleert het PAT-team tijdens een salarisrun de wijzigingen van zo鈥檔 vijfduizend medewerkers. Denk aan meer of minder werken, loonbeslagen, ouderschapsverlof, mutaties in verband met ziekte, bevorderingen, en in- of uitdiensttreding.
Alle hens aan dek
Het vierkoppige PAT-team werkt om die reden in de eerste weken van januari standaard meer uren. 鈥淲e weten wat er moet gebeuren in deze maand en we willen graag de controle houden. En we houden altijd rekening met onverwachte gebeurtenissen. Daar kon je de cyberaanval wel onder scharen鈥�, zegt ze met een glimlach.
Versteegen raakte daarom niet in paniek toen op 11 januari onze universiteit digitaal onder vuur kwam te liggen en daarop alle systemen uit de lucht werden gehaald. AFAS was nog wel actief, maar de koppelingen met 果冻传媒-systemen lagen eruit.
Controles
鈥淓en week voor de uitbetaling, en daar zaten we tijdens de cyberaanval precies in, voeren we de belangrijkste controles op de salarissen uit鈥�, zegt Versteegen. 鈥淒at doen we via het draaien van output, bestandsvergelijking en/of steekproefsgewijs op basis van percentages, audits en signalen. Afhankelijk van de mutatie checken we deze bij een minimale afwijking niet, maar bij hogere afwijking natuurlijk wel. En deze zijn er meer in de maand januari.鈥�
Uitbetalen in de crisis
鈥淚n het begin van de cyberaanval, was het niet duidelijk bij welke systemen en gegevens we wel en niet konden. Gelukkig gaf AFAS ons snel de garantie dat we altijd bij het knopje 鈥榖etalen鈥� zouden kunnen.鈥�
鈥淚n het slechtste geval hadden we in januari iedereen hetzelfde salaris als in december moeten overmaken. Dat is geen fijn scenario, want dan betaal je vijfduizend keer een onjuist salaris uit, wat je later weer moet herstellen. Dat zou een vervelende nasleep hebben opgeleverd.鈥�
Dat is geen fijn scenario, want dan betaal je vijfduizend keer een onjuist salaris uit, wat je later weer moet herstellen.
Evi Versteegen, HRM
鈥淕elukkig konden we op de donderdag na de aanval weer aan de slag in AFAS zelf. Al konden we nog niet op onze gezamenlijke netwerkschijf, waar onder andere de Excel-sheets opgeslagen staan voor complexe berekeningen. Daar konden we zaterdag pas bij. Die cruciale bestanden hebben we meteen naar onszelf gemaild, om altijd een offline back-up te hebben.鈥�
Het team van Versteegen besloot dat eerste weekend na de aanval door te werken. 鈥淥nze collega鈥檚 van Finance and Control hebben ons een extra dag de tijd gegeven om alle gegevens te verwerken en controleren. Uiteindelijk konden we zo toch nog de juiste salarissen op de geplande dag uitbetalen.鈥�
Samenwerking
Versteegen benadrukt dat dit alleen gelukt is dankzij een teaminspanning. 鈥淥nze collega鈥檚 van HR hebben met ons meegedacht over prioritering van taken. Wat pakken we wel op, en wat niet. Daardoor konden wij focussen op wat 茅cht moest gebeuren. En het productteam HRM heeft een belangrijk aandeel gehad in het vaststellen welke risico鈥檚 we liepen met AFAS en koppelingen met onze systemen. Het was echt 茅茅n team, 茅茅n taak.鈥�
鈥淚k ben vooral trots op mijn team dat veel extra tijd en energie erin heeft gestoken om alles in goede banen te leiden. We zijn er uiteindelijk samen goed doorheen gekomen, z贸nder nasleep, ondanks de toch al uitdagende maand.鈥�