鈥楧e cybercrisis was een snelkookpan: we moesten onder grote druk snel beslissingen nemen鈥�
Ruben Trieling, ketenverantwoordelijke van de procesketen studievoortgang binnen de 果冻传媒, was intensief betrokken bij het zoeken naar oplossingen voor de uitdagingen die de cyberaanval opwierp. Zo was hij verantwoordelijk voor het opzetten van de procedure voor het afhandelen van studentverzoeken voor een alternatief tentamen. Zo鈥檔 680 studenten maakten gebruik van deze mogelijkheid nadat ze in de knel kwamen met hun planning door het met een week doorschuiven van de tentamenperiode van kwartiel 2.
Communicatie was aan het begin van de cyberaanval de grootste uitdaging, ervoer Ruben Trieling, manager ESA bij de faculteit Applied Physics and Science 果冻传媒. 鈥淲ant hoe bereik je studenten en docenten als alle reguliere communicatiemiddelen zoals e-mail, MS Teams en Canvas, niet meer werken of onbetrouwbaar zijn? Gelukkig kwamen er in no time Whatsapp- en Signal-groepen voor collega鈥檚 en konden we gebruikmaken van de bestaande Whatsapp-groepen van studieverenigingen om studenten te bereiken.鈥�
Trieling werkte tijdens de crisis nauw samen met Steven Fritts, teamleider van de keten studievoortgang, en tientallen collega鈥檚 waaronder onderwijsjuristen, beleidsmedewerkers, managers ESA, voorzitters en secretarissen van de examencommissie en de directeur van ESA.
Alternatieve tentamens
Zo zochten ze samen naar oplossingen voor problemen die studenten kregen door het doorschuiven van de tentamenperiode. 鈥淒iverse studenten kwamen in de knel vanwege het verplaatsen van de tentamens. Bijvoorbeeld exchange studenten die aan het einde van de reguliere tentamenperiode verplichtingen hadden bij hun eigen universiteit. Of studenten die niet konden meedoen aan de verplaatste tentamens omdat hun visum was verlopen. Of dat ze een studiereis of vakantie hadden gepland na de oorspronkelijke tentamens.鈥�
Voor die gevallen moest een alternatief tentamenmoment komen en Trieling was verantwoordelijk voor het opzetten van de procedure hiervoor. Zo鈥檔 680 果冻传媒-studenten maakten aanspraak op de mogelijkheid om de verplaatste tentamens op een ander moment te maken. Ze moesten voor elk tentamen een losse aanvraag doen. En die aanvragen moesten ook beoordeeld worden.
Nasleep hele jaar
Trieling verwacht dat we de rest van het academisch jaar last hebben van de nasleep van de cyberaanval. 鈥淒e alternatieve tentamens staan gepland in de loop van kwartiel 3 en 4. Docenten moeten hiervoor een extra tentamen maken. Daarnaast hebben docenten die in kwartiel 3 onderwijs verzorgen hun onderwijs met 茅茅n week moeten inkorten door het wegvallen van week 8. Ook moesten ze hun leerdoelen en toetsplannen aanpassen.鈥�
Studieadvies
Trieling was daarnaast verantwoordelijk voor het onderzoeken wat de impact zou zijn van het verschuiven van het onderwijsrooster op het voorlopige studieadvies voor eerstejaars bachelorstudenten en pr茅-masterstudenten. 鈥淪ommige gaan pas in Q3 tentamen doen, hoe kun je dan op tijd een zinvol advies opstellen? Uiteindelijk hebben we de deadline voor het verstrekken van het studieadvies een maand verschoven en in het advies een disclaimer opgenomen voor studenten die daarna nog tentamens moeten inhalen .鈥�
鈥淗et waren hectische dagen waarbij onder grote druk snel beslissingen moesten worden genomen鈥�, zegt Trieling. 鈥淗et was een soort snelkookpan waarin je je hoofd koel moest zien te houden en goed moest schakelen met collega鈥檚 om fouten te voorkomen.鈥�
Trieling was af en toe aan het jongleren met zijn aandacht tussen zijn rollen als ketenverantwoordelijke studievoortgang en manager ESA aan de faculteit. 鈥淒e crisis had natuurlijk ook impact op de facultaire onderwijsprocessen. Het waren lange dagen waarin we allemaal tot in de late avonduren doorwerkten.鈥�
Ik heb ervaren dat wij als universiteit wel tegen een stootje kunnen.
Ruben Trieling
De cyberaanval heeft ook positieve kanten naar boven gebracht aan onze universiteit, zegt hij. 鈥淚k heb ervaren dat wij als universiteit wel tegen een stootje kunnen. Dankzij de ervaring die we hebben opgedaan in coronatijd en het feit dat we in procesketens werken, kunnen we snel met elkaar schakelen en beslissingen nemen鈥�, zegt Trieling.
鈥淒oordat alle diensten vertegenwoordigd waren in de diverse crisisoverleggen, verliep die samenwerking erg soepel. Ik ben er trots op onderdeel te zijn van een team dat, wanneer het erop aankomt, dag en nacht klaarstaat. En dat we deze crisis met z鈥檔 allen hebben weten te bezweren.鈥�